| 2006 IJA Portland Festival Income & Expenses | 2004 | 2005 | 2006 | ||||||||||
| By Martin Frost, Katje Sabin & Bill Gilliland | Actual | Actual | Est'd | Actual | |||||||||
| Income | 129029 | 106827 | 93405 | 98,132.21 | |||||||||
| Expenses | 76887 | 89165 | 100318 | 105,565.92 | |||||||||
| Net, excludes membership/merchandise | 52142 | 17662 | -6913 | -7,433.71 | |||||||||
| Merchandise income (videos) | 8459 | 1123 | 6,074.00 | ||||||||||
| Membership income with registrations | 10562 | 8158 | 7,641.00 | ||||||||||
| Gross, includes membership/merchandise | 71163 | 26943 | -6913 | 6,281.29 | |||||||||
| 2006 IJA Portland Festival Expenses | Est'd | Est'd | Est'd | Actual | |||||||||
| Expenses | 105,565.92 | ||||||||||||
| Travel | |||||||||||||
| Special Guests | 3500 | 1200 | 1,800.00 | ||||||||||
| Staff | |||||||||||||
| Fest Director | 460 | 550 | 1000 | 1,219.00 | |||||||||
| Pre-fest Rental Car | 383.22 | ||||||||||||
| Championships Director | 355 | 350 | 350 | 267.00 | |||||||||
| farewell Director | 350 | 100 | 350 | 222.60 | |||||||||
| Historical award winner | 222.60 | ||||||||||||
| Videographer | 300 | 350 | 250.00 | ||||||||||
| Housing | |||||||||||||
| Special Guests | |||||||||||||
| Staff | 2,535.90 | ||||||||||||
| 84.38 | |||||||||||||
| Fest Director (Pre-fest) | 550 | 554.42 | |||||||||||
| Other Staff | |||||||||||||
| Championships Director | |||||||||||||
| Cascade of Stars Director | |||||||||||||
| Videographer | 350 | ||||||||||||
| Board - Split Rooms | |||||||||||||
| Awards | |||||||||||||
| Thank-You Gifts | 937 | 0 | 1000 | 1,032.72 | |||||||||
| Flowers - Michelle | 49.75 | ||||||||||||
| Donation to help defray loss | 50.00 | ||||||||||||
| Joggling | 250 | 370.28 | |||||||||||
| Championships | 50 | ||||||||||||
| Cash | 3950 | 3950 | 3950 | 3,950.00 | |||||||||
| Trophies | 0 | 0 | 75.00 | ||||||||||
| youth show participation ribbons | 40.00 | ||||||||||||
| stage&numbers medals | 163.76 | ||||||||||||
| Ribbons and Medals | 887 | 1000 | 300 | 581.51 | |||||||||
| Prop Competitions Prize Money | 1600 | 1800 | 1800 | 1,800.00 | |||||||||
| Jazz & Juggle Prize Money | 0 | 0 | |||||||||||
| Numbers cash prizes | 800.00 | ||||||||||||
| People's Choice Trophy | 30.00 | ||||||||||||
| Extraordinary Service, Historical, Excellence | 337.70 | ||||||||||||
| Excellence in Education | 421 | 100 | 100 | 0.00 | |||||||||
| Bank Charges | Merchant account fees | 2700 | 2700 | 1000 | 955.29 | ||||||||
| PayPal fees | 1,519.60 | ||||||||||||
| Bank fees for transfer | 337.00 | ||||||||||||
| Festival Site | |||||||||||||
| Facility & Theater | |||||||||||||
| Facility Rental | 5500 | 11248 | 15000 | 15,000.00 | |||||||||
| Facility final payment | 70 | 2500 | 2,982.00 | ||||||||||
| site services | 17000 | 10352 | 4000 | ||||||||||
| a/v labor | 2500 | 8000 | 3,050.00 | ||||||||||
| Joggling Track | 0 | 1700 | 1000 | 333.75 | |||||||||
| Opening Party Site | 0 | 0 | |||||||||||
| Theater Site | 11174 | 4070 | |||||||||||
| Theater Equipment Rental | 2600 | 7,957.50 | |||||||||||
| Midnite Show Site | 0 | 1550 | |||||||||||
| Midnite Show AV | 150 | 135.02 | |||||||||||
| Other Rental (DDR, mats, carpet) | |||||||||||||
| DDR | 0 | 0 | 500 | ||||||||||
| Gym Mats | 200 | ||||||||||||
| Carpet, Pipe & Drape, Decorations | 2000 | 4,411.00 | |||||||||||
| Amp | 75.00 | ||||||||||||
| Food | |||||||||||||
| Monday dinner & sundae bar | 3700 | 4151 | 8000 | 16,179.64 | |||||||||
| 319 | 0 | 500 | |||||||||||
| Green Room - total | 250 | 300 | 250 | 279.45 | |||||||||
| 250 | 250 | ||||||||||||
| 250 | 250 | ||||||||||||
| Prelim Judge Food | 250 | 250 | 70.00 | ||||||||||
| 1600 | 500 | ||||||||||||
| Pre-fest Party Food | 350.00 | ||||||||||||
| Videographer Per Diem | 240 | 240 | |||||||||||
| Gratuities | 1011 | 1700 | 1520 | ||||||||||
| Merchandise | |||||||||||||
| T-Shirts | |||||||||||||
| Pre-production costs | 0 | ||||||||||||
| Shirt printing | 6322 | 6500 | 6500 | 6,977.50 | |||||||||
| buttons | 450 | 223.95 | |||||||||||
| DVDs | |||||||||||||
| Production | 3400 | 3400 | 2,630.00 | ||||||||||
| Mailing | |||||||||||||
| Mailer Postage (under printing) | 0 | 0 | 585 | 585.00 | |||||||||
| Shipping (after fest) | 475.30 | ||||||||||||
| Shipping (awards) | 124.50 | ||||||||||||
| Shipping Postage | 500 | 309.23 | |||||||||||
| Postcards - local publicity | 172.25 | ||||||||||||
| Other Postage | 70.00 | ||||||||||||
| Shipping printer & supplies to fest | 33.15 | ||||||||||||
| DVD mailing - Domestic | 300 @ 1.3 | 390 | 390 | 1,008.35 | |||||||||
| DVD mailing - Canada | 80 @ 1.60 | 128 | 128 | 258.00 | |||||||||
| DVD mailing - International | 20 @ 4.20 | 84 | 84 | ||||||||||
| Printing | |||||||||||||
| Mailer Printing (& mailing) | 2974 | 2500 | 1000 | 2,000.00 | |||||||||
| On-Site Copier | 435 | 500 | 500 | 1,023.28 | |||||||||
| Program | 0 | 590 | 700 | 465.00 | |||||||||
| reg materials | 120.00 | ||||||||||||
| reg materials | 17.69 | ||||||||||||
| vendor forms | 12.80 | ||||||||||||
| Tickets | 185 | 200 | 200 | 37.22 | |||||||||
| postcards | 105.18 | ||||||||||||
| Advertising Flyers/Press Kit | 0 | 0 | 300 | 75.00 | |||||||||
| School Show Programs | 0 | 0 | 100 | ||||||||||
| ID Tags / Wristbands | 164 | 821 | 821 | ||||||||||
| Marketing | |||||||||||||
| Special Interest Magazines | 0 | 0 | 2000 | 1,000.00 | |||||||||
| Local Publicity | 0 | 0 | 1500 | 1,610.00 | |||||||||
| Professional Services | |||||||||||||
| Monday Night Band | 200 | 250.00 | |||||||||||
| Special Guest 1 | 8000 | 3003 | 1000 | 1,125.00 | |||||||||
| Special Guest 2 | 2000 | 2500 | 2,500.00 | ||||||||||
| Videographer | 0 | 7500 | 7500 | 7,500.00 | |||||||||
| Photographer | 0 | 0 | 300 | ||||||||||
| Temp agency-Cashier | 224.00 | ||||||||||||
| childcare | 500.00 | ||||||||||||
| Telephone | IJA phones | 1800 | 2000 | 2000 | 1,800.00 | ||||||||
| personal phones | 300.00 | ||||||||||||
| Office Supplies | |||||||||||||
| Sign Making | 0 | 0 | |||||||||||
| badge blanks | 77.26 | ||||||||||||
| lanyards & badge covers | 352.59 | ||||||||||||
| Reg Desk Supplies | 134.18 | ||||||||||||
| MIsc | 436 | 350 | 400 | ||||||||||
| Miscellaneous | 3000 | 0 | 2000 | ||||||||||
| walkie talkies | 214.00 | ||||||||||||
| CZ cones | 33.40 | ||||||||||||
| Jerome Power Exchanger | 20.00 | ||||||||||||
| Petanque Balls | 50.00 | ||||||||||||
| Airport Parking | 3.00 | ||||||||||||
| Contingency (10% of total) | 8800 | ||||||||||||
| Insurance | 250 | 250 | 250 | 694.00 | |||||||||
| 2006 IJA Portland Festival Income | 2004 | 2005 | 2006 | ||||||||||
| Data from Martin Frost & Jerry Martin | Est'd | Est'd | Est'd | Actual | |||||||||
| Income, excludes memberships/merchandise | 98,132.21 | ||||||||||||
| At Fest Income | 31,562.21 | ||||||||||||
| Pre Fest Income | 66,570.00 | ||||||||||||
| Packages | |||||||||||||
| Adult | 72497 | Price | Actual | Est'd | |||||||||
| early | 39893 | 40975 | 32,631.00 | 149.00 | 219 | 275 | |||||||
| medium | 12710 | 13200 | 10,725.00 | 165.00 | 65 | 80 | |||||||
| late | 6970 | 7380 | 10,440.00 | 180.00 | 58 | 41 | |||||||
| Youth | 5759 | ||||||||||||
| early | 4450 | 4950 | 6,732.00 | 99.00 | 68 | 50 | |||||||
| medium | 1000 | 1100 | 1,650.00 | 110.00 | 15 | 10 | |||||||
| late | 1150 | 3750 | 1,625.00 | 125.00 | 13 | 30 | |||||||
| Partial Comps | 1200 | 40.00 | 17 | 30 | |||||||||
| Welcome Dinner | 3056 | 4014 | 300 | 450.00 | 15.00 | 30 | 20 | ||||||
| Welcome dinner kids | 50 | 50.00 | 10.00 | 5 | 10 | ||||||||
| Adult Gym Passes | 10390 | 5625 | 7500 | 0.00 | estimate | 75.00 | 100 | ||||||
| 5-day | 990.00 | 110.00 | 9 | ||||||||||
| 4-day | 1,260.00 | 90.00 | 14 | ||||||||||
| 3-day | 1,540.00 | 70.00 | 22 | ||||||||||
| 2-day | 1,250.00 | 50.00 | 25 | ||||||||||
| 1-day | 900.00 | 30.00 | 30 | ||||||||||
| Youth/Senior Gym Passes | |||||||||||||
| 5-day | 0.00 | 60.00 | 0 | ||||||||||
| 4-day | 250.00 | 50.00 | 5 | ||||||||||
| 3-day | 280.00 | 40.00 | 7 | ||||||||||
| 2-day | 90.00 | 30.00 | 3 | ||||||||||
| 1-day | 160.00 | 20.00 | 8 | ||||||||||
| Spectator Passes | 1-day | 1595 | 500 | 500 | 2,305.00 | 5.00 | 461 | 100 | |||||
| Tickets | |||||||||||||
| Youth Showcase & Juniors | 1686 | 1000 | 1000 | 1,240.00 | 10.00 | 124 | 100 | ||||||
| Teams & Individuals | 4570 | 3000 | 1500 | 2,070.00 | 15.00 | 138 | 100 | ||||||
| COS | 7760 | 1000 | 3750 | 5,460.00 | 15.00 | 364 | 250 | ||||||
| Farewell Show | 300 | 1,275.00 | 15.00 | 85 | 20 | ||||||||
| Kids tickets | |||||||||||||
| Youth Showcase & Juniors | 112.00 | 7.00 | 16 | ||||||||||
| Teams & Individuals | 126.00 | 7.00 | 18 | ||||||||||
| COS | 280.00 | 10.00 | 28 | ||||||||||
| Farewell Show | 50 | 45.00 | 5.00 | 9 | 10 | ||||||||
| T-Shirts | 2700 | 1500 | 1500 | 2,680.00 | var.price | 15.00 | 178.6667 | 100 | |||||
| Special Workshop | 2400 | 2400 | 2500 | 2,875.00 | 125.00 | 23 | 20 | ||||||
| Vendor Fees | 1700 | 1500 | 0 | 4,024.00 | 125.00 | 12 | |||||||
| Buttons | 89 | 50 | 200 | 0.00 | 1.00 | 0 | |||||||
| Stage Championship Entry Fees | 455 | 250 | 250 | 360.00 | |||||||||
| Joggling Entry Fees | 340 | 250 | 250 | 310.00 | |||||||||
| Numbers entry fees | 100 | 220.00 | |||||||||||
| Prop Comp entry fees | 100 | 180.00 | |||||||||||
| Free Food Donations | 2000 | 0 | |||||||||||
| Travel Donations | 160 | 0 | |||||||||||
| Donations | 1320 | 1000 | 500.00 | ||||||||||
| Wholesale DVD Sales | 1495 | ||||||||||||
| Misc income | 33.21 | ||||||||||||
| Auction income | 2,314.00 | ||||||||||||
| Partial comps | 700.00 | ||||||||||||
| Merchandise (videos) | 6,074.00 | ||||||||||||
| DVDs | 4000 | 2,920.00 | 10.00 | 292 | |||||||||
| Misc DVDs | 3,154.00 | var.price | 10.00 | 315.4 | |||||||||